Privacy & Policy

Cennox (la "Società") si impegna a proteggere la privacy e la sicurezza delle informazioni personali. Questa informativa sulla privacy descrive come raccogliamo e utilizziamo le informazioni personali durante e dopo il rapporto di lavoro con noi. Questo vale per tutti i dipendenti, i lavoratori, gli appaltatori e i candidati.

Cennox è il controller e l'elaboratore di dati per DPA 18 e GDPR. Ciò significa che siamo responsabili della decisione su come conserviamo e utilizziamo le informazioni personali su di te e siamo responsabili del trattamento dei dati. Ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, siamo tenuti a notificare all'utente le informazioni contenute nel presente avviso. Cennox può utilizzare terze parti per l'elaborazione dei dati a scopi limitati, inclusi i servizi di fornitura di servizi come noi.

Il presente avviso si applica ai dipendenti, ai dipendenti, agli appaltatori e ai candidati attuali e precedenti nei confronti dei quali conserviamo dati personali. Questo avviso non fa parte di alcun contratto di lavoro, un contratto per fornire servizi o qualsiasi altro contratto. Potremmo aggiornare questo avviso in qualsiasi momento.

Il tipo di informazioni che raccogliamo o elaboriamo su di te.

  1. Il tipo di informazioni che includiamo include: il tuo nome; data di nascita; Genere; stato civile e dipendenti; contatti e contatti di emergenza; parente prossimo; modulo di domanda, compresa la storia del lavoro, le qualifiche e il riferimento; copia di documenti di identità come passaporto, patente di guida o bollette; documenti penali, di credito e di guida; il vostro contratto di lavoro, se applicabile, e qualsiasi emendamento ad esso; corrispondenza con o su di te, ad esempio lettere a te su aumento di stipendio o, su tua richiesta, una lettera alla tua società di mutuo che conferma il tuo stipendio; dettagli del conto bancario, registri del libro paga e informazioni sullo stato fiscale; informazioni necessarie a fini di benefici e spese, comprese le ferie annuali e le informazioni previdenziali; registrazioni di assenza; documenti relativi alla cronologia della tua carriera, come cambiamenti del ruolo professionale, record di formazione, valutazioni, altre misure di rendimento e, se del caso, registri disciplinari e di reclamo; Filmati CCTV e altre informazioni ottenute tramite mezzi elettronici quali registrazioni telefoniche, e-mail, dati di utilizzo di telefoni cellulari e Internet, registrazioni di schede magnetiche, registrazioni di orari di lavoro e dati GPS; Informazioni sul tuo utilizzo dei nostri sistemi di informazione e comunicazione; fotografie.

  2. Potremmo inoltre raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti "categorie speciali" di informazioni personali più sensibili: informazioni sulla tua salute rilevanti per il tuo lavoro, tra cui, ad esempio, qualsiasi documentazione relativa a condizioni mediche, salute e malattia; informazioni su condanne penali e reati come parte del processo di assunzione; e informazioni per supportare il monitoraggio delle pari opportunità.

 

Come verranno raccolte le tue informazioni

Possiamo raccogliere informazioni personali su dipendenti, collaboratori e candidati in vari modi. Gran parte delle informazioni in nostro possesso sarà stato fornito da voi, ma alcuni possono provenire da altre fonti interne, come il tuo manager, o in alcuni casi, le fonti esterne, come gli arbitri, da un'agenzia di lavoro di terze parti, attraverso un terzo -partecipazione di raccomandazione o attraverso un fornitore di attività lavorativa o di controllo dei precedenti. A volte potremmo anche raccogliere informazioni da terzi, compresi ex datori di lavoro, agenzie di referenza creditizia o altre agenzie per la verifica dei precedenti. Potremmo anche raccogliere dati personali che sono pubblicamente disponibili su siti Web come bacheche di lavoro, LinkedIn o siti simili di reclutamento. Possiamo utilizzare applicazioni di terze parti che memorizzano i loro dati da siti web pubblicamente disponibili. Potremmo raccogliere ulteriori informazioni personali nel corso delle attività relative al lavoro durante il periodo in cui lavori per noi o dove stipuli un contratto per noi.

Come verranno utilizzate le tue informazioni

  1. La Società deve conservare ed elaborare le informazioni su di te per normali scopi commerciali. Le informazioni in nostro possesso e le nostre elaborazioni verranno utilizzate esclusivamente a fini gestionali e amministrativi. La terremo e useremo per consentirci di gestire l'attività e gestire il nostro rapporto con voi in modo efficiente, lecito e appropriato, durante il processo di assunzione, mentre lavorate per noi, nel momento in cui la nostra relazione finisce e dopo che vi siete allontanati. Ciò include l'utilizzo delle informazioni per consentirci di rispettare qualsiasi contratto di lavoro o di un appaltatore indipendente, per soddisfare eventuali requisiti legali, perseguire l'interesse legittimo della Società e proteggere la nostra posizione legale in caso di procedimenti giudiziari. Ovviamente, ci si riferirà inevitabilmente a molti documenti e registri della Società prodotti da voi e dai vostri colleghi durante lo svolgimento delle vostre mansioni e l'attività della Società.

  2. La Società può utilizzare speciali categorie di informazioni nei seguenti modi: informazioni sulla malattia o sulla salute (comprese le assenze e le note del medico) per rispettare le leggi sul lavoro e altre leggi incluse quelle relative a eventuali infortuni sul luogo di lavoro e considerare in che modo la salute influisce la tua capacità di svolgere mansioni o qualifiche professionali in buona fede e se eventuali aggiustamenti al tuo lavoro potrebbero essere appropriati. Avremo anche bisogno di questi dati per amministrare e gestire le assicurazioni sanitarie legali, sanitarie, dentistiche, di visione, infortuni o sulla vita, o le polizze. Possiamo utilizzare informazioni sulla tua razza o origine nazionale o etnica, credenze religiose, filosofiche o morali, o sulla tua vita sessuale o orientamento sessuale per assicurare un monitoraggio e una segnalazione significativi delle opportunità. Raccoglieremo informazioni sulle condanne penali se è opportuno data la natura del tuo ruolo con noi e dove siamo legalmente in grado di farlo al fine di valutare la tua idoneità per un ruolo con noi.

  3. Se non si forniscono alcune informazioni quando richiesto, potremmo non essere in grado di eseguire il contratto che abbiamo stipulato con voi (come il pagamento o la fornitura di un vantaggio), o in alcune circostanze potremmo non essere in grado di rispettare le nostre obblighi legali (come garantire la salute e la sicurezza dei nostri lavoratori) e ti spiegheremo le implicazioni di tale decisione.As a company engaged in facilities services for a variety of industries, we may sometimes need to process your data to pursue our legitimate business interests, for example to prevent fraud, administrative purpose or reporting potential crimes.

  4. Utilizzeremo le vostre informazioni personali solo per gli scopi per cui le abbiamo raccolte, a meno che non riteniamo ragionevolmente che dobbiamo utilizzarle per un altro scopo e che tale motivo sia compatibile con lo scopo originale. Se abbiamo bisogno di utilizzare le tue informazioni personali per uno scopo non correlato, ti informeremo e spiegheremo la base legale che ci consente di farlo.

  5. Possiamo elaborare le tue informazioni personali a tua insaputa o consenso laddove ciò sia richiesto o consentito dalla legge. Laddove elaboriamo categorie speciali di informazioni relative alla tua origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose e filosofiche, appartenenza sindacale, dati biometrici o orientamento sessuale, otterremo sempre il tuo consenso esplicito a tali attività a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o le informazioni sono necessarie per proteggere la tua salute in caso di emergenza. Dove elaboriamo i dati in base al tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. È necessario essere consapevoli del fatto che non è una condizione del contratto stipulato con noi l'accettazione di alcuna richiesta di consenso da parte nostra.

Come saranno condivise le tue informazioni

  1. Diversamente da quanto indicato di seguito, forniremo a terzi solo le informazioni su di te se siamo legalmente obbligati a farlo o dove dobbiamo adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei tuoi confronti, ad esempio potremmo aver bisogno di trasmettere determinate informazioni a il nostro fornitore di servizi di gestione stipendi esterni, i sistemi pensionistici o di assicurazione sanitaria, i servizi IT e i servizi di reclutamento e possiamo condividere le tue informazioni allo scopo di completare le indagini di fondo e verificare i tuoi riferimenti. In casi molto rari, possiamo condividere le tue informazioni personali con altre terze parti, ad esempio, nel contesto di un'eventuale ristrutturazione o vendita dell'attività.

  2. Possiamo trasferire informazioni su di voi ad altre società del gruppo per scopi connessi al vostro impiego o alla gestione delle attività della Società.

  3. Tutti i nostri fornitori di servizi di terze parti e altre entità del gruppo sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate per proteggere le informazioni personali in linea con le nostre politiche. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi di terze parti di utilizzare i tuoi dati per i loro scopi. Consentiamo loro solo il trattamento dei dati personali per scopi specifici e in conformità con le nostre istruzioni.

  4. In circostanze limitate e necessarie, le tue informazioni possono essere trasferite al di fuori del SEE o di un'organizzazione internazionale per soddisfare i nostri requisiti legali o contrattuali e in alcune circostanze potrebbe non esserci una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea in relazione a tale paese . Ciò significa che la legge nazionale o gli impegni internazionali del paese non sono stati determinati dalla Commissione europea per fornire un livello adeguato di protezione delle informazioni personali. Pertanto, per garantire che le tue informazioni personali ricevano un livello adeguato di protezione, abbiamo messo in atto misure di salvaguardia per garantire che le tue informazioni personali siano trattate da tali terze parti in modo coerente con una che rispetti le leggi dell'UE e del Regno Unito sulla protezione dei dati: l'organizzazione (o le organizzazioni) a cui i dati personali vengono inviati al di fuori dell'UE hanno un contratto legalmente vincolante con noi; tutti i dati personali sono tenuti strettamente confidenziali e possono essere divulgati solo come richiesto dal contratto; e solo il personale di quelle organizzazioni che devono avere accesso ai dati personali per l'adempimento dei loro obblighi contrattuali è autorizzato ad accedervi. Inoltre, nelle circostanze in cui i dati vengono trasferiti al di fuori del SEE per le società del gruppo, ulteriori misure di sicurezza, tra cui la sicurezza basata sui ruoli con diritti di accesso limitati, la separazione logica dei dati e la crittografia a riposo e in transito garantiscono la sicurezza dei dati. Una copia delle garanzie può essere ottenuta da ithelp@cennox.com.

Come saranno protette le tue informazioni

  1. Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le vostre informazioni personali vengano perse accidentalmente, utilizzate o consultate in modo non autorizzato, alterate o divulgate. Inoltre, limitiamo l'accesso alle informazioni personali a quei dipendenti, agenti, appaltatori e altre terze parti che hanno necessità di business. Possono elaborare le tue informazioni personali solo sulle nostre istruzioni e sono soggette all'obbligo di riservatezza. Abbiamo messo in atto procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e notificheremo te e qualsiasi regolatore applicabile di una sospetta violazione laddove siamo legalmente obbligati a farlo.

  2. Una copia della politica di protezione dei dati della Società può essere richiesta al dipartimento Risorse umane.

Per quanto tempo verranno conservati i tuoi dati

  1. La Società non conserverà i dati più a lungo del necessario per adempiere agli scopi per cui sono stati raccolti o come richiesto dalle leggi o dai regolamenti applicabili. Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il potenziale rischio di danno dall'uso o dalla divulgazione non autorizzati dei dati personali, le finalità per le quali trattiamo i dati personali e se possiamo raggiungere tali scopi con altri mezzi e con i requisiti legali applicabili.

  2. In alcune circostanze potremmo anonimizzare le tue informazioni personali in modo che non possano più essere associate a te, nel qual caso potremmo utilizzare tali informazioni senza ulteriore avviso.

  3. Una volta che non sei più un dipendente, un lavoratore, un appaltatore o un candidato della Società, conserveremo e distruggeremo in modo sicuro le tue informazioni personali in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili.

I tuoi diritti

(Applicabile ai cittadini dell'UE. Se sei cittadino di un paese al di fuori dell'UE, i tuoi diritti dipendono dalle leggi di quel paese.)

1. In base al regolamento sulla protezione dei dati generali (GDPR) e alla legge sulla protezione dei dati 2018 (DPA), hai diversi diritti sui tuoi dati personali.

Avete il diritto di richiedere da noi l'accesso e la rettifica o la cancellazione dei vostri dati personali, il diritto di limitare l'elaborazione, opporsi al trattamento e, in determinate circostanze, il diritto alla portabilità dei dati.

  1. Se hai fornito il consenso per il trattamento dei tuoi dati, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento che non pregiudichi la liceità del trattamento prima che il tuo consenso sia stato ritirato. Per ritirare il tuo consenso, ti preghiamo di scriverci. Una volta ricevuta la notifica di revoca del consenso, non elaboreremo più le tue informazioni per lo scopo o le finalità da te originariamente concordate, a meno che non abbiamo un'altra base legittima per farlo in base alla legge.

  2. Hai il diritto di presentare un reclamo all'Ufficio dei Commissari informativi se ritieni che non abbiamo rispettato i requisiti del GDPR o GPA 18 relativi ai tuoi dati personali.

  3. Non dovrai pagare una tariffa per l'accesso alle tue informazioni personali o per esercitare uno degli altri diritti. Tuttavia, la Società può addebitare un costo ragionevole se la richiesta di accesso è chiaramente infondata o eccessiva.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Cennox si riserva il diritto di aggiornare questa informativa sulla privacy in qualsiasi momento e ti forniremo una nuova informativa sulla privacy quando effettueremo aggiornamenti. Potremmo anche informarti in altri modi, di volta in volta, in merito al trattamento dei tuoi dati personali.

Richieste di informazioni o domande

In caso di dubbi su come vengono elaborati i dati o se si desidera esercitare uno dei propri diritti, è possibile contattare:

Chris Cockett, Responsabile della protezione dei dati, all'indirizzo chris.cockett@cennox.com

Oppure puoi inviare un'email a compliance@cennox.com