Privacy & Policy

Avis de confidentialité du candidat, de l'employé et de l'entrepreneur indépendant

Cennox (la «Société») s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles Cette déclaration de confidentialité décrit la manière dont nous collectons et utilisons les informations personnelles pendant et après votre relation de travail avec nous. Cela s'applique à tous les employés, travailleurs, sous-traitants et candidats.

Cennox est le contrôleur et le processeur des données pour le DPA 18 et le RGPD.  Cela signifie que nous sommes responsables de décider de la manière dont détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant et nous sommes responsables du traitement des données. Conformément à la législation sur la protection des données, nous sommes tenus de vous informer des informations contenues dans cet avis. Cennox peut utiliser des tiers pour le traitement de données à des fins limitées, y compris pour nous fournir des services comme la gestion de la paie et d'autres avantages.

Cet avis s'applique aux employés, travailleurs, entrepreneurs et candidats actuels et anciens pour lesquels nous détenons des données personnelles. Cet avis ne fait partie d'aucun contrat de travail, d'un contrat de prestation de services ou de tout autre contrat. Nous pouvons mettre à jour cet avis à tout moment.

Type d'informations que nous recueillons ou traitons à votre sujet.

  1. Le type d'information que nous détenons comprend: votre nom; date de naissance; le genre; statut matrimonial et personnes à charge; coordonnées de contact et d'urgence; le plus proche parent formulaire de demande, y compris l'historique de travail, les qualifications et la référence; une copie des documents d'identité tels que passeport, permis de conduire ou factures de services publics; les dossiers criminels, de crédit et de conduite; votre contrat de travail, s'il y a lieu, et toute modification de celui-ci; correspondance avec vous ou à votre sujet, par exemple des lettres à propos de l'augmentation de salaire ou, à votre demande, une lettre à votre société de prêts hypothécaires confirmant votre salaire; les détails du compte bancaire, les registres de paie et les informations sur le statut fiscal; les informations nécessaires aux fins des avantages et des dépenses, y compris les informations sur les congés annuels et les pensions; les enregistrements d'absence; les dossiers relatifs à vos antécédents de carrière, tels que les changements d’affectation, les dossiers de formation, les évaluations, les autres mesures du rendement et, le cas échéant, les dossiers disciplinaires et de grief; Images de vidéosurveillance et autres informations obtenues par des moyens électroniques tels que les enregistrements téléphoniques, les courriels, les données d'utilisation de téléphones mobiles et d'Internet, les enregistrements de cartes magnétiques, les enregistrements d'heures de travail et les données GPS; Des informations sur votre utilisation de nos systèmes d'information et de communication; photographies.

  2. Nous pouvons également collecter, stocker et utiliser les «catégories spéciales» suivantes d'informations personnelles plus sensibles: Informations sur votre santé concernant votre travail, y compris, par exemple, tout dossier médical, de santé et de maladie; des informations sur les condamnations pénales et les infractions dans le cadre du processus de recrutement; et des informations pour soutenir le suivi de l'égalité des chances.

Comment vos informations seront collectées

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur les employés, les sous-traitants et les candidats de plusieurs façons. La plupart des informations que nous détenons, nous ont été fournies par vous-même, mais certaines peuvent provenir d'autres sources internes, telles que votre manager ou, dans certains cas, de sources externes, telles que des arbitres, d'une agence de recrutement tierce, d'une tierce partie recommandation ou par une entreprise d'emploi ou fournisseur de vérification des antécédents. Nous pouvons également parfois recueillir des informations auprès de tiers, y compris d'anciens employeurs, d'agences de référence de crédit ou d'autres agences de vérification des antécédents. Nous pouvons également collecter des données personnelles qui sont accessibles au public sur des sites Web tels que des sites d'emploi, LinkedIn ou des sites Web similaires liés au recrutement. Nous pouvons utiliser des applications tierces qui stockent leurs données à partir de sites Web accessibles au public. Nous pouvons être amenés à collecter des informations personnelles supplémentaires dans le cadre d'activités liées à votre travail pendant toute la période où vous travaillez pour nous ou lorsque vous entreprenez un contrat pour nous.

Comment vos informations seront utilisées

  1. La Société doit conserver et traiter les informations vous concernant à des fins commerciales normales. Les informations que nous détenons et le processus seront utilisés uniquement à des fins de gestion et d'administration. Nous le conserverons et nous l'utiliserons pour nous permettre de gérer l'entreprise et gérer nos relations avec vous efficacement, légalement et de manière appropriée, pendant le processus de recrutement, pendant que vous travaillez pour nous, au moment où notre relation se termine et après votre départ. Cela inclut l'utilisation des informations pour nous permettre de respecter tout contrat de travail ou d'entrepreneur indépendant, de se conformer à toutes les exigences légales, de poursuivre l'intérêt légitime de la Société et de protéger notre position juridique en cas de poursuites judiciaires. Naturellement, vous serez inévitablement mentionné dans de nombreux documents et dossiers de la Société qui sont produits par vous et vos collègues dans l'exercice de vos fonctions et dans les affaires de la Société.

  2. La Société peut utiliser certaines catégories de renseignements comme suit: maladie ou information sur la santé (y compris les congés et les notes médicales) pour se conformer aux lois sur l'emploi et autres, y compris celles relatives aux blessures sur le lieu de travail; votre capacité à accomplir des tâches ou qualifications professionnelles normales et si des ajustements à votre travail pourraient être apportées. Nous aurons également besoin de ces données pour administrer et gérer les indemnités de maladie, de santé, de soins dentaires, de vision, d'accident ou d'assurance-vie et les polices d'assurance. Nous pouvons utiliser des informations sur votre race ou votre origine nationale ou ethnique, vos croyances religieuses, philosophiques ou morales, ou votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle pour assurer un suivi et un compte rendu des opportunités significatifs. Nous collecterons des informations sur les condamnations pénales si cela est approprié compte tenu de la nature de votre rôle avec nous et où nous sommes légalement en mesure de le faire afin de considérer votre aptitude à jouer un rôle avec nous.

  3. En tant qu'entreprise engagée dans des services d'installations pour une variété d'industries, nous pouvons parfois avoir besoin de traiter vos données pour poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes, par exemple pour prévenir la fraude, l'objectif administratif ou signaler des crimes potentiels.

  4. Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser à d'autres fins et que cette raison est compatible avec l'objectif initial. Si nous avons besoin d'utiliser vos informations personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

  5. Nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement si cela est requis ou autorisé par la loi. Lorsque nous traitons des catégories particulières d'informations relatives à votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses et philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données biométriques ou votre orientation sexuelle, nous obtiendrons toujours votre consentement explicite à ces activités sauf si la loi l'exige ou l'information est nécessaire pour protéger votre santé en cas d'urgence. Lorsque nous traitons des données en fonction de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous devez savoir que votre contrat avec nous ne constitue pas une condition d'acceptation de votre demande de consentement.

Comment vos informations seront partagées

  1. En dehors de ce qui est mentionné ci-dessous, nous ne divulguerons des informations vous concernant à des tiers que si nous sommes légalement obligés de le faire ou si nous devons nous conformer à nos obligations contractuelles, par exemple nous pouvons avoir besoin de transmettre certaines informations à organisme de paie externe, les régimes de retraite ou d'assurance maladie, les services informatiques et les services de recrutement, et nous pouvons partager vos informations pour effectuer des enquêtes de base et vérifier vos références. Dans de très rares cas, nous pouvons partager vos informations personnelles avec d'autres tiers, par exemple, dans le cadre d'une éventuelle restructuration ou vente de l'entreprise.

  2. Nous pouvons transférer des informations vous concernant à d'autres sociétés du groupe à des fins liées à votre emploi ou à la gestion des affaires de la Société.

  3. Tous nos fournisseurs de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles conformément à nos politiques. Nous n'autorisons pas nos fournisseurs de services tiers à utiliser vos données à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

  4. Dans des circonstances limitées et nécessaires, vos informations peuvent être transférées en dehors de l’UE ou à une organisation internationale pour se conformer à nos exigences légales ou contractuelles et dans certaines circonstances il peut ne pas y avoir de décision d'adéquation de la part de la Commission européenne . Cela signifie que la Commission européenne n'a pas déterminé que la législation nationale ou les engagements internationaux du pays garantissent un niveau adéquat de protection de vos informations personnelles. Par conséquent, pour garantir que vos informations personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat, nous avons mis en place des mesures garantissant que vos informations personnelles sont traitées par ces tiers d'une manière conforme aux lois européennes et britanniques sur la protection des données: l'organisation à laquelle vos données personnelles sont envoyées en dehors de l'UE a un contrat juridiquement contraignant avec nous; toutes les données personnelles sont strictement confidentielles et ne peuvent être divulguées que conformément au contrat; et seuls les membres du personnel de ces organisations qui ont besoin d'avoir accès aux données personnelles pour l'exécution de leurs obligations contractuelles sont autorisés à y avoir accès. En outre, lorsque vos données sont transférées hors de l’UE à des sociétés du groupe, des mesures de sécurité supplémentaires incluant la sécurité basée sur les rôles avec des droits d'accès limités, la séparation logique des données et le cryptage au repos garantissent la sécurité de vos données. Une copie des sauvegardes peut être obtenue auprès de ithelp@cennox.com.

Comment vos informations seront protégées

  1. Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos renseignements personnels soient accidentellement perdus, utilisés ou consultés de façon non autorisée, modifiés ou divulgués. En outre, nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont des besoins commerciaux à connaître. Ils peuvent seulement traiter vos informations personnelles sur nos instructions et ils sont soumis à un devoir de confidentialité. Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous aviserons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

  2. Une copie de la politique de protection des données de la société peut être obtenue auprès du service des ressources humaines.

Combien de temps vos informations seront conservées

  1. La Société ne conservera pas les données plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou tel que requis par les lois ou réglementations applicables. Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte du montant, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, des raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles. nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, et les exigences légales applicables.

  2. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées avec vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans autre avis.

  3. Une fois que vous n'êtes plus un employé, un travailleur, un sous-traitant ou un candidat de la Société, nous conserverons et détruirons vos renseignements personnels en toute sécurité conformément aux lois et aux règlements applicables.

Vos droits

(Applicable aux citoyens de l'UE : Si vous êtes citoyen d'un pays hors de l'UE, vos droits dépendent des lois de ce pays.)

1. En vertu du règlement général sur la protection des données RGPD et de la loi sur la protection des données 2018 (DPA), vous disposez de différents droits sur vos données personnelles.

Vous avez le droit de nous demander l'accès et la rectification ou l'effacement de vos données personnelles, le droit de limiter le traitement, l'objet à traiter ainsi que dans certaines circonstances le droit à la portabilité des données.

  1. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment qui n'affectera pas la légalité du traitement avant que votre consentement ne soit retiré. Pour retirer votre consentement, veuillez nous le faire savoir par écrit. Une fois que nous avons reçu notification que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour le but ou les buts que vous avez initialement accepté, sauf si nous avons une autre base légitime pour le faire conformément à  la loi.

  2. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information si vous estimez que nous n'avons pas respecté les exigences du RGPD ou du GPA 18 concernant vos données personnelles.

  3. Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos renseignements personnels ou pour exercer les autres droits. Cependant, la Société peut facturer des frais raisonnables si la demande d'accès est clairement infondée ou excessive.

Modifications à cet avis de confidentialité

Cennox se réserve le droit de mettre à jour cette déclaration de confidentialité à tout moment, et nous vous fournirons un nouvel avis de confidentialité lorsque nous ferons des mises à jour. Nous pouvons également vous informer, de temps à autre, du traitement de vos informations personnelles.

Demandes d'informations ou questions

Si vous avez des questions sur la manière dont vos données sont traitées ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, vous pouvez contacter:

Chris Cockett, responsable de la protection des données, à chris.cockett@cennox.com

Ou vous pouvez envoyer un courriel à compliance@cennox.com