Privacy & Policy

Aviso de privacidad del solicitante, empleado e independiente del contratista

Cennox (la "Compañía") se compromete a proteger la privacidad y seguridad de su información personal. Este aviso de privacidad describe cómo recopilamos y utilizamos información personal durante y después de su relación laboral con nosotros. Esto se aplica a todos los empleados, trabajadores, contratistas y candidatos.

Cennox es el controlador y procesador de datos para DPA 18 y GDPR. Esto significa que somos responsables de decidir cómo conservamos y usamos su información personal y somos responsables de procesar los datos. La legislación de protección de datos nos exige que le notifiquemos sobre la información contenida en este aviso. Cennox puede utilizar a terceros para el procesamiento de datos para fines limitados, incluso para proporcionarnos servicios como la administración de nómina y otros beneficios.

Este aviso se aplica a los empleados actuales y anteriores, trabajadores, contratistas y candidatos con respecto a los cuales tenemos datos personales. Este aviso no forma parte de ningún contrato de trabajo, un contrato para proporcionar servicios ni ningún otro contrato. Podemos actualizar este aviso en cualquier momento.

El tipo de información que recopilamos o procesamos sobre usted.

  1. El tipo de información que tenemos incluye: su nombre; fecha de nacimiento; género; estado civil y dependientes; contacto y detalles de contacto de emergencia; pariente más cercano; formulario de solicitud, incluyendo historial de trabajo, calificaciones y referencia; copia de documentos de identidad como pasaporte, licencia de conducir o facturas de servicios públicos; antecedentes penales, de crédito y de conducir; su contrato de trabajo, si corresponde, y sus modificaciones; correspondencia con usted o sobre usted, por ejemplo, cartas sobre el aumento salarial o, a petición suya, una carta a su compañía hipotecaria que confirme su salario; detalles de la cuenta bancaria, registros de nómina e información del estado fiscal; información necesaria para fines de beneficios y gastos, incluidas las vacaciones anuales y la información sobre pensiones; registros de ausencia; registros relacionados con su historial de carrera, tales como cambios de roles laborales, registros de capacitación, evaluaciones, otras medidas de desempeño y, cuando corresponda, registros disciplinarios y de quejas; Imágenes de CCTV y otra información obtenida a través de medios electrónicos tales como grabaciones telefónicas, correo electrónico, teléfono móvil y datos de uso de Internet, registros de tarjetas de deslizamiento, registros de horas de trabajo y datos de GPS; Información sobre su uso de nuestros sistemas de información y comunicación; fotografías.

  2. También podemos recopilar, almacenar y usar las siguientes "categorías especiales" de información personal más confidencial: Información sobre su salud relevante para su trabajo, que incluye, por ejemplo, cualquier condición médica, registros de salud y enfermedad; información sobre condenas penales y delitos como parte del proceso de contratación; e información para apoyar el monitoreo de igualdad de oportunidades.

Cómo se recopilará su información

Podemos recopilar información personal sobre empleados, contratistas de trabajadores y candidatos de varias maneras. Gran parte de la información que tenemos será proporcionada por usted, pero algunos pueden provenir de otras fuentes internas, como su gerente o, en algunos casos, fuentes externas, como árbitros, de una agencia de empleo externa, a través de un tercero. recomendación de partido o a través de una empresa de empleo o proveedor de verificación de antecedentes. A veces también podemos recopilar información de terceros, incluidos antiguos empleadores, agencias de referencia crediticia u otras agencias de verificación de antecedentes. También podemos recopilar datos personales que están disponibles públicamente en sitios web como bolsas de trabajo, LinkedIn o sitios web similares relacionados con la contratación. Podemos usar aplicaciones de terceros que almacenan sus datos de sitios web disponibles públicamente. Podemos recopilar información personal adicional en el transcurso de actividades relacionadas con el trabajo durante el período en el que trabaje para nosotros o en el que acepte un contrato con nosotros.

Cómo se usará su información

  1. La Compañía necesita conservar y procesar información sobre usted para fines comerciales normales. La información que poseemos y el proceso se utilizarán solo para fines administrativos y administrativos. Lo conservaremos y lo utilizaremos para que podamos administrar el negocio y gestionar nuestra relación con usted de manera eficiente, legal y apropiada, durante el proceso de contratación, mientras trabaje para nosotros, en el momento en que finalice nuestra relación y después de que se haya ido. Esto incluye el uso de información para permitirnos cumplir con cualquier contrato de empleo o contrato de contratista independiente, cumplir con los requisitos legales, perseguir el interés legítimo de la Compañía y proteger nuestra posición legal en caso de procedimientos legales. Por supuesto, se hará referencia inevitable en muchos documentos y registros de la Compañía que usted y sus colegas elaboren durante el desempeño de sus funciones y los negocios de la Compañía.

  2. La Compañía puede usar categorías especiales de información de las siguientes maneras: enfermedad o información de salud (incluidas hojas de ausencia y notas del médico) para cumplir con el empleo y otras leyes, incluidas las relativas a lesiones en el lugar de trabajo y considerar cómo afecta su salud su capacidad para realizar deberes o calificaciones ocupacionales de buena fe y si algún ajuste en su trabajo puede ser apropiado. También necesitaremos estos datos para administrar y administrar pólizas y seguros médicos obligatorios, de salud, dentales, visuales, de accidentes o de vida de la compañía. Podemos utilizar información sobre su raza o origen nacional o étnico, creencias religiosas, filosóficas o morales, o sobre su vida sexual u orientación sexual para garantizar el monitoreo y la presentación de informes de oportunidades significativas. Recopilaremos información sobre condenas penales si es apropiado dada la naturaleza de su función con nosotros y dónde podemos legalmente hacerlo para considerar su idoneidad para un rol con nosotros.

  3. Si no proporciona cierta información cuando es solicitada, es posible que no podamos realizar el contrato que hemos celebrado con usted (como pagarle o brindarle un beneficio), o que en algunas circunstancias no podamos cumplir con nuestro obligaciones legales (como garantizar la salud y seguridad de nuestros trabajadores) y le informaremos acerca de las implicaciones de esa decisión.As a company engaged in facilities services for a variety of industries, we may sometimes need to process your data to pursue our legitimate business interests, for example to prevent fraud, administrative purpose or reporting potential crimes.

  4. Solo usaremos su información personal para los fines para los que la recopilamos, a menos que consideremos razonablemente que debemos usarla para otro propósito y que la razón sea compatible con el propósito original. Si necesitamos utilizar su información personal para un propósito no relacionado, se lo notificaremos y le explicaremos la base legal que nos permite hacerlo.

  5. Podemos procesar su información personal sin su conocimiento o consentimiento cuando sea requerido o permitido por la ley. Cuando procesemos categorías especiales de información relacionadas con su origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas y filosóficas, afiliación sindical, datos biométricos u orientación sexual, siempre obtendremos su consentimiento explícito para esas actividades a menos que esto no sea requerido por la ley. o se requiere la información para proteger su salud en una emergencia. Cuando procesamos datos en función de su consentimiento, tiene derecho a retirar ese consentimiento en cualquier momento. Debe tener en cuenta que no es una condición de su contrato con nosotros que acepte cualquier solicitud de nuestro consentimiento.

Cómo se compartirá su información

  1. Aparte de lo mencionado a continuación, solo divulgaremos su información a terceros si estamos legalmente obligados a hacerlo o si tenemos que cumplir con nuestras obligaciones contractuales con usted, por ejemplo, podemos necesitar transmitir cierta información a nuestro proveedor externo de nómina, planes de pensión o seguro de salud, servicios de TI y servicios de contratación, y podemos compartir su información para fines de completar investigaciones de antecedentes y verificar sus referencias. En casos muy raros, podemos compartir su información personal con otros terceros, por ejemplo, en el contexto de una posible reestructuración o venta del negocio.

  2. Podemos transferir información sobre usted a otras compañías del grupo para fines relacionados con su empleo o la gestión de los negocios de la Compañía.

  3. Todos nuestros proveedores de servicios externos y otras entidades del grupo deben tomar las medidas de seguridad adecuadas para proteger su información personal de acuerdo con nuestras políticas. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus datos para sus propios fines. Solo les permitimos procesar sus datos personales para fines específicos y de conformidad con nuestras instrucciones.

  4. En circunstancias limitadas y necesarias, su información puede ser transferida fuera del EEE o a una organización internacional para cumplir con nuestros requisitos legales o contractuales y en algunas circunstancias puede no haber una decisión de adecuación por parte de la Comisión Europea con respecto a ese país . Esto significa que el derecho interno del país o los compromisos internacionales no han sido determinados por la Comisión Europea para proporcionar un nivel adecuado de protección para su información personal. Por lo tanto, para garantizar que su información personal reciba un nivel adecuado de protección, hemos implementado medidas de seguridad para garantizar que su información personal sea tratada por esos terceros de manera coherente con un cumplimiento de las leyes de protección de datos de la UE y el Reino Unido: las organizaciones a las que se envían sus datos personales fuera de la UE tienen un contrato legalmente vinculante con nosotros; todos los datos personales se mantienen estrictamente confidenciales y solo se pueden divulgar según lo requiera el contrato; y solo se permite el acceso al personal de aquellas organizaciones que necesitan tener acceso a datos personales para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Además, en circunstancias en que sus datos se transfieren fuera del EEE a compañías del grupo, las medidas de seguridad adicionales que incluyen seguridad basada en roles con derechos de acceso limitados, separación lógica de datos y cifrado en reposo y en tránsito garantizan la seguridad de sus datos. Se puede obtener una copia de las garantías en ithelp@cennox.com.

Cómo se protegerá su información

  1. Hemos implementado medidas de seguridad adecuadas para evitar que su información personal se pierda accidentalmente, se use o acceda de forma no autorizada, alterada o divulgada. Además, limitamos el acceso a su información personal a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de conocer. Solo pueden procesar su información personal en nuestras instrucciones y están sujetas a un deber de confidencialidad. Hemos implementado procedimientos para hacer frente a cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos y le notificaremos a usted y a cualquier entidad reguladora pertinente acerca de una supuesta infracción en la que estamos obligados por ley a hacerlo.

  2. Se puede obtener una copia de la Política de Protección de Datos de la Compañía en el Departamento de Recursos Humanos.

Cuánto tiempo se conservará su información

1. La Compañía no retendrá los datos más de lo necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recopilada o según lo exijan las leyes o reglamentos aplicables. Para determinar el período de retención adecuado para los datos personales, consideramos la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño por el uso no autorizado o la divulgación de sus datos personales, los fines para los cuales procesamos sus datos personales y si podemos lograr esos propósitos a través de otros medios y los requisitos legales aplicables.

2. En algunas circunstancias, podemos anonimizar su información personal para que ya no pueda asociarse con usted, en cuyo caso podemos utilizar dicha información sin previo aviso.

3. Una vez que ya no sea un empleado, trabajador, contratista o candidato de la Compañía, retendremos y destruiremos de forma segura su información personal de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

Tus derechos

(Aplicable a ciudadanos de la UE. Si usted es ciudadano de un país fuera de la UE, sus derechos dependen de las leyes de ese país).

1. Según el Reglamento general de protección de datos (GDPR) y la Ley de protección de datos 2018 (DPA), usted tiene varios derechos sobre sus datos personales.

Tiene derecho a solicitarnos el acceso y la rectificación o el borrado de sus datos personales, el derecho a restringir el procesamiento, objetar el procesamiento y, en determinadas circunstancias, el derecho a la portabilidad de datos.

1. Si ha otorgado su consentimiento para el procesamiento de sus datos, tiene derecho a retirar ese consentimiento en cualquier momento, lo que no afectará la legalidad del procesamiento antes de que se retire su consentimiento. Para retirar su consentimiento, escríbanos. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, ya no procesaremos su información para los fines o propósitos que acordó originalmente, a menos que tengamos otra base legítima para hacerlo por ley.

2. Tiene derecho a presentar una queja ante la Oficina de comisionados de información si cree que no hemos cumplido con los requisitos de GDPR o GPA 18 sobre sus datos personales.

3. No tendrá que pagar una tarifa por acceder a su información personal o ejercer cualquiera de los otros derechos. Sin embargo, la Compañía puede cobrar una tarifa razonable si la solicitud de acceso es claramente infundada o excesiva.

Cambios a este aviso de privacidad

Cennox se reserva el derecho de actualizar este aviso de privacidad en cualquier momento, y le proporcionaremos un nuevo aviso de privacidad cuando hagamos las actualizaciones. También podemos notificarle de otras maneras, de vez en cuando, sobre el procesamiento de su información personal.

Solicitudes de información o preguntas

Si tiene dudas sobre cómo se procesan sus datos o si desea ejercer alguno de sus derechos, puede comunicarse con:

Chris Cockett, Oficial de Protección de Datos, en chris.cockett@cennox.com

O puede enviar un correo electrónico a compliance@cennox.com